U organizaciji Arhiva Federacije i Federalnog ministarstva obrazovanja i nauke, održan je radni sastanak posvećen unapređenju digitalizacije i upravljanja arhivskom građom.
Sastanku su prisustvovali predstavnici Federalnog ministarstva obrazovanja i nauke, Arhiva Federacije, Nacionalne i univerzitetske biblioteke Bosne i Hercegovine, UNDP-a, UNESCO-a, kao i stručnjaci iz javnog i privatnog sektora.
Tokom sastanka predstavljena su savremena softverska rješenja za digitalno arhiviranje, sa posebnim fokusom na sigurnost podataka, dugoročno očuvanje i dostupnost digitalne građe. Učesnici su imali priliku postavljati pitanja, razmijeniti iskustva i razmotriti mogućnosti nadogradnje postojećih sistema u skladu sa međunarodnim standardima.
Direktor Arhiva Federacije mr. sc. Hajrudin Ćuprija predstavio je dosadašnji rad i postignuća ove institucije na planu digitalne transformacije, te otvorio pitanja za nastavk razvoja digitalnih alata i rješenja arhivske službe. Tom prilikom, direktor Ćuprija je predstavio novi digitalni servis za rad sa registraturama – DARHIV, razvijen u saradnji s firmom CloudIT, koji omogućava standardiziranu i efikasnu komunikaciju te protok dokumentacije između arhiva i stvaralaca građe, kao i potpunu zakonsku usklađenosti na području arhivskog poslovanja. Navedeno digitalno rješenje Arhiv Federacije je ponudio svim arhivima u Bosni i Hercegovini, s ciljem unificiranja procesa rada s registraturama na čitavom prostoru BiH, što bi predstavljalo važan korak ka zajedničkoj digitalnoj budućnosti arhivske službe.
Kao prvorazredni interes državne uprave, Vlada Federacije BiH je podržala digitalnu transformaciju Arhiva Federacije obezbijedivši vrlo vrijedan softver za digitalni arhiv vrijednosti 250.000 KM. Preuzimanjem ovog softvera Arhiv Federacije je započeo novu eru rada institucije, prateći savremene tokove i tehnologiju, te zvanično započeo digitalizaciju arhivske građe. Neophodno je još izvršiti dodatnu prilagodbu navedenog softvera kako bi bio u potpunosti funkcionalan, a arhivska građa bila dostupna institucijama i građanima. IT sistem Digitalne Arhive (IT DA) treba osigurati da dokumentacija bude arhivirana, zaštićena, sačuvana i dostupna ovlaštenim korisnicima, unutarnjim i vanjskim, uključujući i javnost u nekim slučajevima. Ovaj sistem je razvijen, implementiran i testiran za informacioni sistem za upravljanje digitalnom arhivom u Federalnoj upravi za geodetske i imovinsko-pravne poslove. To je web baziran sistem koji čuva dokumente u različitim formatima. Dokumenti se mogu pretraživati po njihovim metapodacima, a dokumenti koji imaju tekst u čitljivom obliku, mogu se pretraživati i po sadržaju. IT DA je responzivna web aplikacija koja nalikuje sistemu za upravljanje dokumentima i omogućava sljedeće ključne funkcionalnosti:
- Arhiviranje i pohranu podataka na organiziran način sa verzioniranjem koje će se odraziti u metapodacima
- Definisanje procedure sigurnosnog kopiranja i sigurnog skladištenja
- Upravljanje metapodacima (uređivač metapodataka)
- Kreiranje predložaka podataka i grupa podataka
- Siguran i kontrolisan pristup podacima i izmjene
- Pretragu podataka i filtere na osnovu metapodataka
- Kontrolisani i nadgledani uvoz i izvoz podataka
- Interakciju sa drugim sistemima koristeći SOA (ServiceOriented_Architecture)
Direktor Ćuprija je, također, informisao prisutne da je u završnoj fazi izrada nacrta novog zakona o arhivskoj djelatnosti i arhivima u Federaciji BiH, kao preuslovom digitalne transformacije u državnoj službi, koji će prepoznati digitalni dokument, urediti i propisati njegov status i upotrebu, te time omogućiti da digitalno poslovanje javne uprave postane standardizirana i zakonom propisana praksa.
U okviru sastanka, učesnici su posjetili i Centar za digitalizaciju Arhiva Federacije, opremljen po najsavremenijim standardima, čiji kapaciteti omogućavaju da se u jednom danu digitalno obradi oko 50.000 dokumenata. Finansiranje Centra osigurala je Turska agencija za saradnju i koordinaciju (TIKA), uz saradnju i tehničku podršku Cloud IT d.o.o. Sarajevo.
Naglašeno je da digitalni arhiv mora osigurati dugoročno očuvanje građe, sigurnost podataka i kontrolisan pristup, kao i dostupnost ovlaštenim korisnicima. Ključ svake uspješne digitalizacije nije sama tehnologija , već jasno definisane politike, strategije i procedure koje prate proces digitalnog čuvanja.
U kontekstu standardizacije, ukazano je na potrebu usklađivanja sa međunarodnim standardima, kako u pogledu upravljanja dokumentima tako i u pogledu metapodataka, čime se omogućava interoperabilnost i lakša razmjena podataka između institucija.
Zaključeno je da je jačanje saradnje između institucija i uključivanje različitih sektora ključno za razvoj efikasnog i održivog sistema digitalne arhivske infrastrukture u Bosni i Hercegovini.
Organizatori su najavili nastavak aktivnosti i naredne sastanke u proširenom sastavu, s ciljem daljeg unapređenja ove oblasti.
